Charte relative à la RGPD
Notre Politique de Protection de vos Données Personnelles :
En application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018, l’Association d’Enquête et de Médiation (AEM), collecte des données personnelles aux fins de mises en œuvre des missions conforme à son objet social. Ces données font l’objet d’un traitement en adéquation avec sa Charte de Gestion et de Protection des Données.
L’AEM s’engage à protéger la confidentialité, la non altération, la disponibilité et la sécurité des données personnelles qui lui sont confiées. A cet effet, nous mettons en œuvre des mesures appropriées :
- Ne collecter que des données pour des finalités déterminées, explicites et légitimes,
- Ne collecter que les données nécessaires aux finalités poursuivies,
- Conserver les données pendant une durée limitée,
- Prendre toutes mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données, les protéger contre les traitements non autorisés ou illicites, contre la perte ou la destruction.
Seuls les services internes de l’AEM peuvent avoir accès à vos données collectées/enregistrées. Pour complétude, nous confirmons que « dans le cadre de l’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et de la Directive Police-Justice, nous vous informons que vos données personnelles sont enregistrées et utilisées aux fins de la réalisation de la mesure confiée à l’association AEM dans le cadre d’un mandat judiciaire vous concernant. Les données collectées seront adressées au magistrat ayant délivré le mandat pénal. Ces données servent également à l’établissement de la facturation liée à la mesure effectuée et aux statistiques anonymisées d’activités.
A l’issue de la mesure, ces données seront conservées pendant une durée de 5 ans telles que prévues par les Préconisations DGP/SIAF/2019/007 du service interministériel des Archives de France.
Si votre dossier relève d’un caractère judiciaire les données vous concernant entrent dans le cadre de la Directive Police-Justice. A ce titre, les droits d’accès, de modification, d’effacement des données ne peuvent être régis que conformément aux règles de procédure prévues par le CPP ».
Les Données Personnelles collectées et leurs utilisations :
Les données personnelles sont les informations qui permettent de vous identifier.
Nous collectons ces données personnelles lorsque nous sommes mandatés ou lorsque nous sommes saisis directement par le particulier, lors de médiation familiale, par exemple.
Ces données ont pour finalité de créer un dossier AEM, qui sera identifié par un numéro.
A partir de ce numéro, il sera plus facile de communiquer en interne sur votre dossier, car, il sera identifié.
L’usage de ces données personnelles n’a d’autre finalité que de remplir la mission pour laquelle l’AEM est saisie quel que soit le mode de saisine.
Selon les données personnelles collectées, elles feront l’objet d’un traitement statistique pour répondre aux besoins de nos partenaires (Justice, CAF, MSA, Collectivités locales).
Il faut préciser que chaque dossier faisant l’objet d’un traitement statistique est anonymisé.
Les données personnelles sont collectées sur un support informatique et sont sécurisées par un prestataire informatique (ECIS) selon des modalités spécifiques accessibles.
L’accès aux fichiers de données est sécurisé par un accès « VPN » avec identifiant et mot de passe.
Seul le personnel concerné, a un accès spécifique aux seules données pouvant lui servir à l’exécution de sa mission à l’aide de ses identifiants et mot de passe.
Les données sont conservées le temps nécessaire à l’exécution de la mission et en fonction des délais de prescription s’agissant des mesures pénales, et des contrôles inopinés de nos partenaires (CAF). Les dossiers socio-judiciaires sont conservés 5 ans. Particularité pour certaines mesures : les expertises criminelles et enquêtes de personnalité sont conservées 10 ans avant destruction.
La phase d’archivage des données fait l’objet d’une procédure AEM (collecte des données de chaque dossier, mise en boîte d’archive, numérotation des références des dossiers AEM, et classement dans des lieux spécifiquement prévus non accessibles aux personnes extérieures de l’AEM).
Tout document de travail n’ayant plus d’intérêt est détruit par une machine afin de ne pas pouvoir identifier les données personnelles.
L’AEM est également suivie par un cabinet comptable et un commissaire aux comptes (IN EXTENSO) pour les besoins comptables, juridiques et ressources humaines.
Vos droits sur vos Données Personnelles :
Conformément à la Loi Informatique et Libertés du 06/01/1978 modifié, ainsi qu’au règlement européen relatif à la protection des données, vous disposez de droits sur vos données à caractère personnel.
Pour toute information, vous pouvez contacter le responsable du traitement des données en écrivant à l’adresse mail suivante siegesocial@assoaem.org
En cas de litige, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
